La comunicación es uno de los fenómenos esenciales para las relaciones humanas. Me atrevería a afirmar, a riesgo de ser exagerado, que puede estar a la altura de necesidades elementales o vitales como respirar o comer. Incluso los animales tienen potentes sistemas de comunicación (es un aval de supervivencia).

Jeroglíficos egipcios

Sin comunicación es imposible entender nuestra historia.

Partiendo de esta premisa, es evidente que el mundo de la empresa necesita de la comunicación para cumplir cualquier tipo de objetivo. Esto es algo asumido sin ningún género de dudas, y es por ello que la comunicación organizacional juega un papel relevante en todas las Compañías.

A todo ello conviene añadir, que estamos en un momento histórico desde el punto de vista del desarrollo de las nuevas tecnologías y como consecuencia de ello de la evolución de la forma de comunicar.

Es evidente que toda Empresa dispone de un amplio abanico de herramientas de comunicación. Está claro que en la elección de la más adecuada influyen múltiples factores de cara a inclinarse por la utilización de una u otra herramienta de comunicación. Ese nutrido abanico de posibilidades deja sin justificación a cualquier Compañía que se vea tentada de cargar la responsabilidad en la escasez de alternativas para lanzar cualquier tipo de mensaje o recoger un determinado “input” de sus colaboradores.

Partiendo de esa premisa se plantea una relación o breve catálogo de herramientas de comunicación para cualquier organización:

  • Reuniones
  • Newsletter
  • Revista corporativa
  • Circular
  • Tablón de comunicación
  • Intranet
  • Red social o comunidad interna de la empresa
  • Buzón de sugerencias
  • Comida o desayuno corporativo
  • Evento o acto empresarial
  • Videoconferencia
  • Manual del empleado
  • Círculos de calidad
  • Encuesta
  • Canales más informales como Whatsapp (entre otros)

La comunicación siempre juega un papel muy importante, pero no deja de ser una herramienta, un vehículo para conseguir uno o varios objetivos.  Es conveniente detallar algunas de las barreras o retos que la comunicación organizacional debe tener en cuenta si quiere finalmente llegar a los objetivos pretendidos:

  • Falta o ausencia de planificación estratégica
  • Supuestos o hechos confusos
  • Distorsión del contexto del mensaje y/o de la semántica
  • Información expresada deficientemente
  • Barreras de contexto internacional
  • Pérdida de información por retención limitada
  • Información con escucha limitada y la evaluación anticipada de la misma
  • Comunicación de forma impersonal
  • Desconfianza o temores en la comunicación
  • Tiempo insuficiente ante los cambios
  • Exceso de información
  • Demás barreras en la comunicación
señales de humo

A pesar de ello, se pueden destacar una serie de objetivos que debiera contemplar cualquier plan de comunicación interna:

  • Informar: los trabajadores tienen que estar al corriente de la misión de la empresa, de su filosofía, de sus valores, de la estrategia, etc. En definitiva, tienen que estar al corriente de lo que sucede dentro de la empresa en todo momento, en la medida que sea posible. En este sentido, la organización se tiene que mostrar transparente y no tiene que tener miedo a compartir lo que sabe o lo que ocurre. Proporcionar información reduce la incertidumbre y previene los rumores.
  • Democratizar la comunicación: facilitar el diálogo entre la dirección y los trabajadores, el feedback de abajo hacia arriba, es fundamental para que las propuestas, las ideas y las dificultades circulen y se puedan tener siempre en cuenta. Escuchar a los equipos es fundamental para toda Organización.
  • Potenciar la identidad y el sentimiento de pertenencia de los trabajadores a la Compañía para conseguir retener el talento. El equipo humano aumentará su eficacia y su eficiencia en la medida que se sienta parte del proyecto y su papel en la
  • Organización sea valorado positivamente. Sólo así, estarán dispuestos a dar lo mejor de ellos mismos. Además, los equipos humanos son la cara visible de la empresa, con lo cual es imprescindible que se sientan identificados con la cultura de la organización para que puedan, así, transmitir adecuadamente sus valores.
  • Implicar y motivar: involucrar a todos los miembros de la Organización, que todos se sientan partícipes del proyecto común y tengan espacio para hacer aportaciones y tomar decisiones. También, resaltar sus virtudes, hacerlos brillar en aquello que sean mejores. Si los trabajadores participan activamente en la planificación del proyecto y durante todo el proceso, se harán suyos los objetivos a alcanzar y dedicarán todas sus energías a ello.
  • Innovar: buscar e implementar diferentes medios que permitan la comunicación, haciendo uso de nuevas estrategias y herramientas que vayan más allá de las tradicionales (por ejemplo: redes sociales internas, Newsletter, Wikis, tablón de anuncios, vídeos, jornadas, encuentros, etc.). Desde el uso de nuevas plataformas digitales hasta actividades más lúdicas: cada empresa deberá adaptarse a las opciones disponibles en cada momento e incorporarlas de acuerdo a sus necesidades. Y es importante no olvidar que tan valiosos son los espacios de comunicación formal, como los espacios de comunicación informal, los que nacen de la espontaneidad.
  • Compartir los éxitos: hacer partícipes a los trabajadores de los logros conseguidos y de la buena marcha de la empresa aumentará su satisfacción y su implicación, ya que sentirán que el éxito es también suyo.
Viñeta con puntos suspensivos

Tras este camino, es fácil entender que el concepto de comunicación no es sólo una herramienta de apoyo, sino que gracias a dicho concepto cualquier área o departamento de una Compañía puede evolucionar, optimizar recursos, ganar en eficiencia, reducir tiempos en sus proyectos, llegar a más personas y con mayor calidad… en definitiva, utilizado con inteligencia y gran sentido de la oportunidad se obtiene un importante avance ante cualquier objetivo que se haya planteado.

Como hemos visto, desde el punto de vista de la comunicación existe tal abanico de posibilidades y opciones que, dependiendo del mensaje que se quiera enviar, de los diferentes tipos de receptores y del tipo de “feedback” que se quiera recibir, puedes definir la herramienta más adecuada.

Otro aspecto a reseñar es que, conociendo los canales tradicionales de comunicación, se puede afirmar que siguen estando vigentes, pero además con el avance de las nuevas tecnologías encontramos novedosas fórmulas de transmitir información, directrices, o cualquier tipo de mensaje que en algún momento pueda interesar en una empresa, tanto de forma descendente, como ascendente, horizontal, etc.

Dada la fecha en la que escribo este “post”, marzo de 2020, es imposible evitar mencionar y relacionar todo ello con la crisis COVID19. Este es un escenario perfecto para poner a prueba el nivel de comunicación de Instituciones Internacionales, Gobiernos Estatales, Autonómicos, Locales, Organismos Públicos… y como no, a las Empresas. La comunicación va a ser uno de los factores relevantes durante estos días. La utilización adecuada de herramientas de comunicación, con los contenidos objetivos y más ajustados a la realidad, buscando el momento adecuado para su lanzamiento y seleccionando los receptores apropiados será determinante para ayudar y evitar consecuencias económicas que pueden resultar devastadoras y definitivas para muchas Compañías. Sólo queda desear que se tomen las decisiones más acertadas a todos los niveles y se comuniquen de la mejor forma posible; nos jugamos mucho.

¿Y tú qué estrategia de comunicación piensas que es la idónea?

Me encantaría conocer las buenas y/o malas experiencias en cuanto a comunicación organizativa que hayas vivido